Jak długo przechowywać papierowe paragony fiskalne?
W poprzednim odcinku opisałem wymagania formalne stawiane paragonom fiskalnym. Dzisiaj, zgodnie z zapowiedzią, rozpoczynam prezentowanie stanowiska organów podatkowych w kwestiach szczegółowych dotyczących paragonów fiskalnych - stanowią one jednocześnie odpowiedzi na najczęściej zadawane przez naszych Czytelników pytania. Na początek kwestia, która przez wiele lat budziła emocje: przechowywanie kopii paragonów fiskalnych. Jak długo należy je przechowywać obecnie?
Odpowiedzi na tak postawione pytanie udzielił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu.
Poniżej prezentuję skrót odpowiedzi.
Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem.
Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. ? Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.
Zainteresowany uważa, że kopie dokumentów kasowych, przede wszystkim dla kas nieposiadających modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym:
-na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), powinny być przechowywane do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
-na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338) do dnia 31 grudnia 2011 r. obowiązuje 2-letni okres przechowywania papierowych dokumentów kasowych
Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.
Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.
Przepis ten nie znajdzie również zastosowania w przedmiotowej sprawie, gdyż wnioskodawca posiada kasę bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym.
Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problem natury technicznej.
Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r., podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy podkreślić, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W związku z powyższym 5-letni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej.
Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, tut. organ stwierdził, że wnioskodawca w przypadku posiadania kasy bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, winien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r. (autor: R.G., źródło: podatki.pl)
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.