Podstawa udokumentowania sprzedaży - paragon czy faktura
Edyta Koślacz konsultant podatkowy w Biurze Doradztwa i Rozliczeń Podatkowych "Oleńka"
We wszystkich punktach sprzedaży znajdują się kasy fiskalne. Klientom będącym osobami fizycznymi wydawane są paragony i dodatkowo, na żądanie, wystawiane są faktury VAT. Powstaje pytanie, który z dokumentów jest podstawą wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana i paragonem, i fakturą?
Jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, to ma on obowiązek prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zasadniczo w przypadku sprzedaży na rzecz tych osób dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest paragon. Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej.
Jednakże na żądanie tych osób są obowiązani do wystawienia faktury. Wskazane regulacje wynikają z art. 106 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Jeśli jedna sprzedaż udokumentowana jest dwoma dowodami, powstaje pytanie, na podstawie którego dowodu dokonać księgowania w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Z jednej strony paragon fiskalny jest podstawowym dowodem dokumentującym sprzedaż na rzecz osób prywatnych.
Z drugiej zaś - wystawiona faktura dokumentująca sprzedaż zawiera o wiele bardziej szczegółowe dane niż paragon i pozwala określić np. nabywcę towaru czy usługi. Przepisy rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają szczegółowe regulacje, jak postąpić w przedstawionej sytuacji. Przede wszystkim zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Jednocześnie jest wykaz dowodów księgowych, które stanowią podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
WAŻNE
Podstawą wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów są faktury VAT, w szczególności:
1) faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, lub
2) inne dowody, wymienione w rozporządzeniu, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i co najmniej następujące dane:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
-datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
-przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
->podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
-Wśród tych innych dowodów księgowych ustawodawca nie wymienia ani paragonów fiskalnych, ani raportów fiskalnych, ani też wydruków niefiskalnych. Dopiero w § 20 rozporządzenia zawarte są regulacje prawne dla podatników, którzy dokumentują sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.
Z tego artykułu wynika, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Zapisy dobowych raportów powinny być dokonywane po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Wyjątkiem od przedstawionego sposobu księgowania jest sytuacja, gdy to podatnicy mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Taki jednorazowy zapis powinien być dokonany na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych. Zestawienie raportów dobowych musi zawierać określone przepisami rozporządzenia dane.
WAŻNE
Raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) - dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.
Zestawienie raportów dobowych powinno zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.
Przy czym przepisy rozporządzenia nie zawierają definicji raportu dobowego, odpowiednich regulacji w tym zakresie należy szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.
Niewątpliwie taki sposób księgowania przychodów ze sprzedaży jest dla podatnika o wiele mniej pracochłonny i nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych obowiązków, ponieważ podatnik z mocy rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, jakim muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników i tak ma obowiązek sporządzania również raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.
Podatnik obowiązany jest też do sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
WNIOSKI
Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają regulację stanowiącą, że gdy sprzedaż jest prowadzona przy użyciu kasy fiskalnej, to podstawą wpisu jest bądź dobowy raport fiskalny, bądź z miesięcznych zestawień raportów dobowych. W rozporządzeniu znajduje się też szczegółowa regulacja odnosząca się do sytuacji, gdy do transakcji sprzedaży wystawiony jest i paragon, i faktura VAT. Podatnicy wówczas nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio zarejestrowaną za pomocą kas rejestrujących. Przy czym sprzedawca jest obowiązany do podłączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.
-rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.)
-ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.)
-rozporządzenie Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 ze zm.)
( autor: Edyta Koślacz", źródło: e-podatki.pl)
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.