Sposoby wykorzystania ulgi na zakup kasy rejestrującej
Krzysztof Litwin
pracownik organów skarbowych
Większość przedsiębiorców świadczących usługi bądź dokonujących sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych ma obowiązek instalacji kas rejestrujących. Kasa taka to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych, dlatego ustawodawca przewiduje ulgę na zakup kasy fiskalnej, a także możliwość odliczenia podatku naliczonego związanego z jej nabyciem.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Wprowadzenie przez ustawodawcę wymogu ewidencjonowania obrotu za pomocą kas rejestrujących ma na celu ułatwienie rozliczania się z urzędem skarbowym w zakresie podatku VAT nakładanego na towary i usługi.
Zgodnie z przepisem zawartym w ust. 2 art. 15 ustawy o VAT przez działalność gospodarczą rozumie się wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Z kolei rolnikiem ryczałtowym jest każdy rolnik dokonujący dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze, korzystający ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
WAŻNE
Instalowanie i stosowanie kas rejestrujących winno nastąpić w terminach i na zasadach przewidzianych w przepisach:
-rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących,
-rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.
Instalowanie kas rejestrujących
Rozpoczęcie ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej może być ro złożone w czasie. Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących rozpoczęcie ewidencjonowania musi nastąpić przy zastosowaniu, co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT została zgłoszona przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego, do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następującego miesiąca podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy rejestrujące, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia.
WAŻNE
Rozpoczęcie ewidencjonowania, na powyższych zasadach, przedłuża odpowiednio okres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.
Ulga na zakup kasy rejestrującej
Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2 500 zł. Podatnik może odliczyć 50 proc. kwoty netto zapłaconej za kasę w rozliczeniu za miesiąc, w którym rozpoczął ewidencjonowanie lub za miesiące następujące po tym miesiącu.
WAŻNE
W przypadku podatników składających deklaracje za okresy kwartalne (VAT-7K) odliczenie, związane z zakupem kas fiskalnych może być dokonane w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie lub w rozliczeniu za następne kwartały.
W przypadku, gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, urząd skarbowy dokonuje zwrotu tej kwoty na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika. Jednocześnie każdy podatnik, który zainstaluje kasę rejestrującą, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tej kasy.
Uprawnienie to dotyczy czynnych podatników VAT, którzy składają deklaracje VAT-7 lub VAT-7K, w których wykazują podatek należny w związku z szeroko rozumianym pojęciem sprzedaży oraz podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług. Podatnikowi podatku od towarów i usług przysługuje bowiem na mocy art. 86 ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług. Realizacja tego prawa może nastąpić wówczas, gdy dokonany zakup związany jest ze sprzedażą opodatkowaną.
Warunki skorzystania z ulgi na zakup kasy
Ustawodawca przewidział prawo podatnika do odzyskania części kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, przy czym w przepisach § 6 do 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazano warunki, jakie łącznie muszą być spełnione, aby z ulgi tej skorzystać.
Podatnik zobowiązany jest do złożenia do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które zamierza stosować do ewidencjonowania.
W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, o ile zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.
Ponadto na podatniku ciąży obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji na druku, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników. Na podstawie powyższego zgłoszenia urząd skarbowy nadaje kasie unikatowy numer ewidencyjny, który podatnik nanosi na obudowę w sposób trwały. Istotne jest, aby podatnik rozpoczął ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym go terminie, przy czym kasa rejestrująca musi spełniać kryteria i warunki techniczne określone we wspomnianym rozporządzeniu.
WAŻNE
Skorzystanie z ulgi na zakup kasy rejestrującej uzależnione jest również od zapłaty. Podatnik musi bowiem posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę. Nie jest przy tym istotne, czy zapłata następuje ze środków własnych, czy też z zaciągniętego na ten cel kredytu.
Odliczenie ulgi, w sytuacji nadwyżki podatku należnego nad naliczonym
Jak już zostało wcześniej zasygnalizowane, podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących mogą odliczyć od podatku należnego 50 proc. ceny netto zakupu kasy fiskalnej. Odliczenie może być dokonane w rozliczeniu podatku od towarów i usług za miesiąc (kwartał), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za miesiące (kwartały) następujące po tym miesiącu (kwartale).
Należy podkreślić, iż ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzeń Ministra Finansów dot. kwestii kas rejestrujących nie zawierają końcowych ograniczeń czasowych na dokonanie odliczenia. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących kwota dokonanego w danym okresie rozliczeniowym odliczenia, z tytułu nabycia kas rejestrujących, nie może być wyższa od kwoty różnicy między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.
Taki zapis powoduje, że możliwe jest z jednej strony skorzystanie przez podatnika z odliczenia w pełnej przysługującej mu wysokości. Z drugiej jednak strony w sytuacji, gdy podatnik w deklaracji podatkowej wykazuje zobowiązanie podatkowe niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup kasy przenoszone będzie na następne okresy rozliczeniowe, a to oznacza, że podatnik będzie odzyskiwał ulgę w dłuższym okresie.
WAŻNE
Podatnik zakupił za kwotę 3000 zł netto kasę rejestrującą i zgodnie z obowiązującymi przepisami rozpoczął ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego od marca 2007 r. Kwota przysługującej podatnikowi ulgi wynosi 1500 zł. W deklaracji za marzec 2007 r. podatnik wykazał zobowiązanie podatkowe (nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym) w wysokości 1700 zł. W takiej sytuacji podatnik musi wpłacić na konto urzędu skarbowego tylko 200 zł i tym samym w marcu 2007 r. skorzysta z ulgi na zakup kasy w pełnej wysokości.
Podatnik w lutym 2007 r. rozpoczął ewidencjonowanie obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. W styczniu 2007 r. dokonał zakupu kasy rejestrującej za 4000 zł. Podatnik wybrał kwartalną metodę rozliczania podatku VAT i w deklaracji VAT-7K za I kwartał 2007 r. wykazał nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym w wysokości 1500 zł. W związku z tym, że podatnikowi przysługuje prawo do ulgi na zakup kasy rejestrującej w wysokości 2000 zł to zobowiązanie podatkowe za pierwszy kwartał 2007 r. wynosi 0 zł, a pozostałą kwotę do odliczenia w wysokości 500 zł będzie mógł odliczyć za następne kwartały.
Odliczenie ulgi w sytuacji nadwyżki podatku naliczonego nad należnym >
W zdaniu drugim ust. 2 § 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących ustawodawca postanowił, że w przypadku, gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:
-25 proc. kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem, jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub
-50 proc. kwoty netto wydatkowanej na zakup kasy - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.
Podatnik w marcu 2007 r. zakupił kasę rejestrującą za kwotę 4000 zł. W następnym miesiącu rozpoczął ewidencjonowanie za pomocą kasy rejestrującej. Kwota przysługującego mu odliczenia wynosi 2000 zł i może zostać zrealizowana w kwietniu 2007 r. W związku z tym, z w deklaracji VAT-7 za kwiecień została wykazana nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na następny miesiąc, podatnik może wykazać do zwrotu na rachunek bankowy 25 proc. kwoty netto wydatkowanej na zakup kasy, czyli 500 zł.
Odliczenie ulgi, gdy podatnik wykazuje na przemian zobowiązanie podatkowe i zwrot
Często zdarzają się sytuacje, gdy podatnik w jednym miesiącu w deklaracji podatkowej wykazuje nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, a w drugim natomiast występuje u niego kwota zobowiązania podatkowego podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego. W praktyce możemy mieć do czynienia z naprzemiennym występowaniem powyższych sytuacji, a to trochę komplikuje rozliczenie przysługującej podatnikowi ulgi.
Ustawodawca niestety nie uregulował kwestii zwrotu ulgi za zakup kasy rejestrującej w takim przypadku i dlatego konieczne jest odpowiednie stosowanie przepisu § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
W sytuacji gdy podatnik w pierwszym miesiącu (kwartale) korzystania z ulgi na zakup kasy wykazuje kwotę zobowiązania do zapłaty, a w następnym występuje u niego nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, wówczas w pierwszym miesiącu korzysta z odliczenia do wysokości podatku do zapłaty, czyli jego zobowiązanie wobec fiskusa wynosi 0. W następnym miesiącu wykazuje nierozliczoną kwotę ulgi do zwrotu na rachunek bankowy, z tym, że kwota ta nie będzie mogła być wyższa niż 25 proc. kwoty przysługującego odliczenia przed pierwszym jego dokonaniem.
WAŻNE
Podatnik w kwietniu 2007 r. zakupił kasę fiskalną, za pomocą, której zgodnie z obowiązującymi przepisami rozpoczął ewidencjonowanie w miesiącu maju 2007 r.
Łączna kwota ulgi za zakup tej kasy wynosiła 2000 zł. W deklaracji VAT-7 za maj 2007 r. podatnik wykazał nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym w wysokości 400 zł, natomiast w rozliczeniu za czerwiec 2007 r. wykazał nadwyżkę podatku naliczonego do przeniesienia na następny miesiąc.
A zatem w świetle wcześniejszych wyjaśnień w deklaracji za maj 2007 r. może dokonać odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup kasy maksymalnie w wysokości 400 zł, czyli pozostaje mu do rozliczenia 1600 zł. W następnym miesiącu, w którym wykazał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym może wykazać 400 zł (25 proc. z 1600 zł) do zwrotu na rachunek bankowy.
Podobnie sytuacja przedstawia się u małych podatników rozliczających się kwartalnie, tyle tylko, że w ich przypadku wykazywana kwota do zwrotu nie może być wyższa od 50 proc. kwoty przysługującego odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem.
Podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej w grudniu 2006 r. Kwota przysługującego mu zwrotu z tytułu zakupu tej kasy wynosiła 1600 zł. Za IV kwartał 2006 r. podatnik wykazał zobowiązanie podatkowe w wysokości 600 zł. Zatem kwota przysługującego mu odliczenia za ten kwartał wynosiła 600 zł. W następnym kwartale, tj. I kwartale 2007 r. mógł wykazać do zwrotu 800 zł, tj. 50 proc. z kwoty 1600 zł. Pozostała mu do rozliczenia w następnym kwartale kwota 200 zł (1600 - 400 - 800 zł).
Zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrujĄcej dla podatnika zwolnionego z VAT
Na podstawie przepisu art. 111 ust. 5 ustawy o VAT podatnikowi, który wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 przysługuje zwrot kwot wydatkowanych na zakup kas. Zwrot ten jest możliwy, o ile podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas, które spełniają określone w przepisach warunki.
WAŻNE
Jednoosobowy przedsiębiorca świadczący usługi polegających na wykonywaniu czynności zmierzających do zapewnienia prawidłowego działania ogólnodostępnej apteki, może zostać uznany za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, jeżeli będzie prowadzić działalność gospodarczą na własny rachunek i na własne ryzyko, ponosząc odpowiedzialność za rezultat tych czynności. Postanowienie Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z 30 sierpnia 2007 r., sygn. I/415-50-430/07/ZDB
Urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania w wysokości 50 proc. jej ceny zakupu (bez podatku) na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika. Ponieważ podatnik zwolniony z podatku VAT przedmiotowo bądź podmiotowo nie jest zobowiązany do składania deklaracji podatkowych, otrzymuje on zwrot na podstawie wniosku, który powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowe.
W przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi wniosek powinien dodatkowo zawierać informacje o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę. Ponadto do wniosku podatnik winien dołączyć:
-dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu świadczącego usługi serwisowe, który dokonał fiskalizacji kasy,
-oryginał faktury dokumentującej zakup kasy oraz dowód zapłaty,
-informację, na jaki rachunek bankowy ma być dokonany zwrot.
Podstawa prawna
-ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.) l rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 51, poz. 375 ze zm.)
-rozporządzenie Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948) (autor: Krzysztof Litwin, źródło: e-podatnik.pl)
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.