Przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej
08.12.2011 r. wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie tyczącej się podatku od towarów i usług w temacie możliwości przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej.
PRZEDSTAWIONA INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
W zgodzie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 06.12.2011 r. (data wpływu 08.12.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur papierowych wystawionych kontrahentom w formie elektronicznej - jest prawidłowe.
ZAPREZENTOWANE UZASADNIENIE
W przedmiotowym wniosku zostało zaprezentowane takie zdarzenie przyszłe.
Firma jest podmiotem gospodarczym realizującym czynności m.in. w zakresie sprzedaży hurtowej i detalicznej paliw płynnych. Handel detaliczny skierowany jest zarówno do podmiotów gospodarczych jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Firma handel detaliczny realizuje w formie wyspecjalizowanych placówek sprzedaży detalicznej tj. stacji paliw. Z uwagi na szerokie grono docelowych odbiorów, firma wystawia faktury VAT w znacznych ilościach (3 mln faktur miesięcznie), a co za tym idzie ponosi wysokie koszty związane z drukowaniem kopii wystawionych faktur VAT oraz ich archiwizowaniem. Między innymi w kontekście powyższego, firma dokonała kompleksowej wymiany drukarek fiskalnych na stacjach paliw. Zakupione drukarki fiskalne posiadają możliwość elektronicznego zapisu kopii drukowanych dokumentów (paragony, faktury VAT - tzw. 'wąska faktura', raporty). Zainstalowane drukarki fiskalne zawierają w sobie wszelkie wymagane prawem homologacje oraz odpowiadają wymaganiom technicznym, o których mowa w par. 4-6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. (Dz. U. z 2010 roku, nr 252, poz. 1694). Proces tworzenia faktury VAT będzie się odbywał w formie elektronicznej, następnie operator kasy fiskalnej będzie miał możliwość wydrukowania dokumentu. Spółka planuje drukować tylko oryginały faktur VAT, natomiast kopie faktur VAT zostaną zapisane w formie elektronicznej w pamięci drukarki fiskalnej na karcie SD służącej do magazynowania danych.
Firma chce również przechowywać w formie elektronicznej faktur VAT wystawianych w systemie informatyczno - księgowym. Procedura tworzenia oryginału faktury VAT jest tożsama ze sposobem opisanym powyżej. Dokument w formie elektronicznej powstaje w systemie informatyczno - księgowym Spółki, a następnie może zostać wydrukowany w oryginale i kopii lub pozostać zapisany w pamięci programu, w którym został wystawiony. Godzi się wspomnieć, iż Spółka od maja 2010 wystawia także e-faktury, kontrahentom, którzy wyrazili w formie pisemnej, chęć i zgodę na otrzymywanie takich dokumentów.
Podsumowując w chwili obecnej Spółka drukuje zarówno oryginały jak i kopie wszystkich wystawianych faktur VAT, z wyjątkiem e-faktur. Przy czym wszystkie wystawiane dokumenty VAT zapisywane są także w formie elektronicznej w systemie informatycznym Spółki. System ten jest na tyle zaawansowany technicznie, iż gwarantuje całkowite bezpieczeństwo zawartych w nim danych, jednocześnie uniemożliwiając jakąkolwiek ich modyfikację. System informatyczny zapewnia także bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji, w każdej chwili.
Dodatkowo istotny jest również aspekt ekologiczny procesu. Jak wspomniano powyżej Spółka miesięcznie drukuje ok. 3 mln egzemplarzy kopii faktur VAT. Zastąpienie kopii papierowych kopią elektroniczną idealnie wkomponowuje się w politykę proekologiczną Spółki i państwa.
Dlatego też przedstawiono takie oto zapytanie.
Czy w kontekście zawartych w przedmiotowym wniosku informacji, Spółka może przechowywać kopie wystawionych faktur VAT w oryginalnej elektronicznej formie, bez konieczności ich drukowania... Przy czym oryginał faktury VAT nadal będzie drukowany i przekazywany kontrahentowi w formie papierowej.
Według firmy wnioskującej, reguły wystawiania faktur w sposób ogólny reguluje art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.; dalej zwana ?ustawą o VAT?). W myśl delegacji ustawowej Minister Finansów wydał rozporządzenie z dn. 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, (...) (Dz. U. nr 68, poz. 360; dalej zwane: ?rozporządzeniem w/s faktur?). Kluczowe dla niniejszej sprawy znaczenie mają przepisy § 19 i § 21 rozporządzenia w/s faktur. Zgodnie z zapisami § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepis § 21 rozporządzenia w/s faktur odnosi się do sposobu przechowywania faktur. W zgodzie z brzmieniem ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl ust. 2, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Analizując zapis § 19 rozporządzenia w/s faktur należy zauważyć, że w powołanych przepisach nie jest wprost wyrażony obowiązek wystawiania i przechowywania faktur w postaci papierowej. Zawarte jest natomiast postanowienie, iż faktury, faktury korygujące mają zostać wystawione w dwóch egzemplarzach, bez szczegółowego wskazania w jakiej formie oba egzemplarze mają zostać wystawione i przechowywane. Domniemana forma realizacji postanowienia normy § 19 to wydruk papierowy zarówno oryginału jak i kopii faktury.
Natomiast § 21 rozporządzenia w/s faktur nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 21 ust. 1) wskazując, że powinny być one przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2).
W kontekście rozbieżności interpretacyjnych polskich organów skarbowych, należy zwrócić uwagę na brzmienia zapisów art. 246 i art. 247 Dyrektywy 2006/112/WE. Zgodnie z art. 246 przez cały okres przechowywania faktury należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. W odniesieniu do faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania. A zatem przepis ten wskazuje na podstawowe wymogi co do sposobu przechowywania faktur.
Natomiast art. 247 jest dla przedmiotowej sprawy istotny tylko w zakresie wynikającym z regulacji jego ust. 2, zawierającego tzw. prawo opcji dla państwa członkowskiego aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy na kanwie powyższych zapisów Dyrektywy 112 podatnik/wystawca faktury ma obowiązek:
1. zapewnić autentyczność pochodzenia faktury;
2. zapewnić integralność treści faktury;
3. zapewnić czytelność faktury.
Europejska dyrektywa 2006/112/WE nie posiada definicji wymienionych powyżej pojęć, z tego też powodu trzeba je rozumieć dosłownie, w znaczeniu nadawanym użytym w nich słowom w języku potocznym, przez zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury należy zatem rozumieć możliwość identyfikacji kontrahenta i transakcję, której faktura dotyczy. Przez zapewnienie integralności treści faktury należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w jej skład. Zapewnienie czytelności sprowadza się z kolei do zapewnienia możliwości odczytania informacji ujętych w fakturze. Art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE nie zawiera zatem wymogu przechowywania faktury w postaci papierowej. Uzupełnieniem treści art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE jest art. 247 ust. 2 tej Dyrektywy wskazujący na dodatkowy, poza wymienionymi w treści art. 246, wymóg dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z treścią art. 247 ust. 2, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Użycie w treści komentowanego przepisu (art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE) słowo ?może? wskazuje na przyznanie adresatowi normy możliwości określonego działania albo zaniechania. Państwo członkowskie ma w tym zakresie swobodę w podjęciu decyzji związanej z jej przyjęciem, tj. implementowaniem do krajowych przepisów prawnych lub odrzuceniem.
Treść cytowanego przepisu wskazuje, że objęta prawem opcji jest możliwość wprowadzenia przez państwo członkowskie wymogu przechowywania faktury w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednakże przepis ten nie został przeniesiony do treści § 21 rozporządzenia w/s faktur, gdyż nie zawiera on wprost zapisu wskazującego na skorzystanie przez Polskę z prawa opcji określonego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy. Na kanwie powyższego, jeżeli Polska nie skorzystała z prawa opcji, wówczas obowiązek przechowywania faktury w postaci papierowej z uwagi na fakt, iż w taki sposób została przesłana nabywcy, nie pociąga za sobą automatycznie konsekwencji przechowywania w takiej samej wersji kopiatej faktury. W tym miejscu należy jednak zauważyć, iż analiza przepisów komentowanej Dyrektywy wskazuje, że dla istnienia faktur podstawowe znaczenie ma fakt zgromadzenia na dowolnym nośniku określonych informacji (określa je art. 226), które łącznie zostały zgromadzone z zamiarem potwierdzenia faktu dokonania transakcji opodatkowanej VAT.
Dodatkowo Dyrektywa 2006/112/WE (w przepisie art. 232) potwierdza wyraźnie, że wystawienie faktury polega na zgromadzeniu informacji określonych w art. 226 tejże Dyrektywy. Natomiast forma papierowa albo elektroniczna faktury ma wyłącznie znaczenie dla jej przekazania nabywcy. Uwzględniając wymogi wynikające z komentowanego wyżej art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE (wymóg zachowania autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści i czytelności) oraz obiektywne możliwości co do sposobów przekazania określonych informacji, przesłanie faktury może nastąpić albo poprzez przekazanie jej w formie papierowej albo poprzez przesłanie faktury drogą elektroniczną (oczywiście po spełnieniu określonych prawem przesłanek).
TAk samo przepis art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE zakreśla granice uznania przekazywanych informacji za fakturę, w zależności od tego w jakiej formie informacje te zostaną zgromadzone łącznie z zamiarem wykreowania faktury (na papierze albo w formie elektronicznej). Obejmuje on swoim zakresem różne aspekty funkcjonowania w obrocie gospodarczym faktury w postaci elektronicznej nie tylko przypadki przesyłania ich w postaci elektronicznej. Tym samym potwierdza, że dla wystawienia faktury (jej wykreowania dla potrzeb obrotu gospodarczego) wystarczające jest zgromadzenie łącznie określonych informacji z zamiarem trwałego zapisania informacji istotnych dla potwierdzenia wykonania czynności opodatkowanej VAT. Podsumowując powyższe rozważania Spółka pragnie podkreślić, że w jej ocenie przepisy Dyrektywy 2006/112/WE wskazują, że dla wykreowania faktury (wystawienia faktury) nie jest koniecznym warunkiem jej wydrukowanie. Zgodnie z jej przepisami wydrukowanie faktury może być wymagane dla przechowywania faktury: w kontekście jej przesłania nabywcy, ale taki wymóg powinien wprost wynikać z przepisów prawa krajowego jako podstawa do stwierdzenia skorzystania przez państwo członkowskie z prawa opcji.
Dlatego też dla wystawienia faktury nie jest konieczne jej wydrukowanie (czynność techniczna) - co wynika z treści przepisów Dyrektywy 2006/112/WE 'de facto' z przepisów rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. ? zatem postać oryginalna faktury to postać, w jakiej została ona wystawiona, tj. postać, w jakiej zgromadzono niezbędne do jej istnienia dane z zamiarem wykreowania (wystawienia faktury).
Można w tym miejscu wyróżnić dwie postacie zgromadzenia danych zmierzających w konsekwencji do wystawienia faktury:
Zgromadzenie danych z zamiarem wystawienia faktury poprzez wypisanie gotowego czystego druku faktury czyli tzw. faktura papierowa wypełniona ręcznie - dla której naszym zdaniem, zapewnienie przechowywania ?w oryginalnej postaci? jest przechowywanie kopii w wersji papierowej, stanowiącej idealną 'kalkę' danych zawartych w oryginale faktury VAT.
Zgromadzenie danych z zamiarem wystawienia faktury w systemie informatycznym stanowiącym element całego systemu księgowego z zamiarem wystawienia faktury, przy czym zakończenie procesu wystawienia faktury w systemie powoduje brak możliwości modyfikacji zgromadzonych danych, wystawienie faktury następuje w systemie elektronicznym w postaci elektronicznej, a tym samym oryginalna postać, w której faktura może być przechowywana to postać elektroniczna, oczywiście o ile spełnione są wymogi wynikające z art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE, natomiast wydruk faktury w formie papierowej w celu przekazania nabywcy to tylko skorzystanie z jednej z możliwych dróg przekazania dokumentu odbiorcy tj. poprzez wydruk dokumentu lub przesłanie drogą elektroniczną.
Podsumowując powyższe rozważania należy zatem stwierdzić, że polskie przepisy dotyczące VAT, nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną zgodnie z przepisami Rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Zdaniem Wnioskodawcy obowiązek wystawienia oryginału oraz kopii faktury w ten sam sposób i w tej samej formie nie wynika literalnie z brzmienia § 19 Rozporządzenia w/s faktur, ponieważ w przepisie tym mowa jest jedynie o 'wystawieniu', a nie - wystawieniu w ten sam sposób i w tej samej formie-, dlatego też uważamy, że wydrukowanie oryginału faktury (wersji papierowej) nie kreuje jednocześnie obowiązku wydrukowania także kopiatej faktury, ponieważ kopia zostaje przechowana w systemie księgowym w oryginalnej postaci w jakiej faktura została wytworzona. Za powyższym stanowiskiem przemawia także szybki postęp techniczny w dziedzinie informatyki, wprowadzane przez ustawodawcę ułatwienia w zakresie elektronicznej komunikacji z urzędami oraz spotkana praktyka w obrocie gospodarczym krajów UE.
Zastosowane przez Firmę rozwiązania informatyczne w zakresie przechowywania elektronicznych kopii wystawionych faktur VAT zapewniają integralność. autentyczność oraz czytelność przechowywanych kopii w powiązaniu z wydrukowanymi oryginałami danych faktury. Zapewniają także spójności danych wystawionych dokumentów, tym samym eliminując ryzyko pojawienia się jakichkolwiek różnic. Fizyczna identyczność kopii oraz oryginału nie jest niezbędna do prawidłowego realizowania celu fiskalnego jaki przyświecał ustawodawcy wprowadzają c zapisy § 19 i § 21 Rozporządzenia w/s faktur. Podstawowe i jedyne znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach, a fizyczna identyczność tych egzemplarzy.
Stanowisko Spółki znalazło także odzwierciedlenie w kształtującej się linii orzeczniczej w tym zakresie w wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt i FSK 1169/08, sąd m. in. zwrócił uwagę, że dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu faktur odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej na gruncie ustawy z 1993 r.
W kontekście obowiązku przechowywania kopii faktur ważnym aspektem jest również ryzyko utraty dokumentacji w wyniku zdarzeń losowych lub przestępczych. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji, które mają znaczenie dowodowe, szczególnie w kontekście nowych unormowań ordynacji podatkowej. Art. 286 § 1 pkt 4 stanowi bowiem, że: kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do: żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.
Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, iż obecnie nie ma przeszkód w stosowaniu tzw. ?mieszanego? sposobu wystawiania i przechowywania faktur (oryginał papierowy, kopia elektroniczna), powyższy system odzwierciedla postęp techniczny w zakresie funkcjonalności systemów księgowych i sposobów komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi, w żaden sposób jednak nie upośledzając tradycyjnego sposobu archiwizowania dokumentów (kopia papierowa) i ich funkcji fiskalnych i kontrolnych.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), płatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
Dodatkowo w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).
W zgodzie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Zgodnie z § 21 rozp. podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Płatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych ( § 21 ust.2 rozp.).
Dodatkowo ust. 3 tegoż paragrafu objaśnia, że autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Trzeba tutaj stwierdzić, że wyżej podane zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Z zaprezentowanego opisu tematu wynika, iż firma wnioskująca wystawia faktury VAT w znacznych ilościach (3 mln faktur miesięcznie), a co za tym idzie ponosi wysokie koszty związane z drukowaniem kopii wystawionych faktur VAT oraz ich archiwizowaniem. Między innymi w kontekście powyższego, Spółka dokonała kompleksowej wymiany drukarek fiskalnych na stacjach paliw. Nowe drukarki fiskalne mają możliwość elektronicznego zapisu kopii drukowanych dokumentów (paragony, faktury VAT - tzw. ?wąska faktura?, raporty). Kasy fiskalne i drukarki fiskalne posiadają wszelkie wymagane prawem homologacje oraz odpowiadają wymaganiom technicznym, o których mowa w par. 4-6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne oraz warunków ich stosowania. (Dz. U. z 2010 roku, nr 252, poz. 1694). Proces tworzenia faktury VAT będzie się odbywał w formie elektronicznej, następnie operator kasy fiskalnej będzie miał możliwość wydrukowania dokumentu. Spółka planuje drukować tylko oryginały faktur VAT, natomiast kopie faktur VAT zostaną zapisane w formie elektronicznej w pamięci drukarki fiskalnej na karcie SD służącej do magazynowania danych. Spółka planuje także przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT wystawianych w systemie informatyczno - księgowym. Procedura tworzenia oryginału faktury VAT jest tożsama ze sposobem opisanym powyżej. Dokument w formie elektronicznej powstaje w systemie informatyczno - księgowym Spółki, a następnie może zostać wydrukowany w oryginale i kopii lub pozostać zapisany w pamięci programu, w którym został wystawiony.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.
Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca wprowadził rozwiązania spełniające przesłanki pozwalające mu na przechowywanie kopii faktur w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa.
Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.