Spółka rozlicza podatek należny VAT z tytułu sprzedaży towarów w sklepach na podstawie obrotów zarejestrowanych na kasach fiskalnych (dane z modułu fiskalnego kasy), tj. raportów dobowych.
Obecnie Spółka ma jedynie kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów są zapisywane na informatycznych nośnikach danych (w zależności od modelu kasy może być to karta miniSD, bądź pamięć typu USB; dalej karta SD).
Kasy fiskalne znajdujące się na stanie Spółki spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne oraz warunków ich stosowania (Dz.U.2008.212.1338, z późniejszymi zmianami; dalej Rozporządzenie).
Proces zapisywania danych w kasach Spółki odbywa się w następujący sposób: oprócz zapisu w module fiskalnym kasy, każda sprzedaż (pojedynczy paragon) oraz raport dobowy jest zapisywana w pamięci podręcznej kasy, a następnie przenoszona na kartę SD po każdorazowym zamknięciu dnia.
Każda karta SD posiada etykietę zawierającą informacje pozwalające przyporządkować ją do poszczególnego urządzenia (kasy), z której kopie paragonów były archiwizowane (dane te obejmują m.in.: numer nośnika, okres rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu, numer kasy). Spółka, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, używa kartę SD przez cały okres jej używania w kasie, na której rozpoczęto jej używanie.
Spółka informuje, że gdy na karcie SD będzie mało miejsca lub też zostanie ona całkowicie zapełniona to pracownik Spółki wykona procedurę zamknięcia dotychczasowej karty SD i otwarcia nowej.
Aby zabezpieczyć kopie paragonów oraz raportów fiskalnych zapisanych na kartach SD Spółka korzysta z systemu informatycznego, który umożliwia przegrywanie danych zawartych na kartach SD na centralny serwer należący do Spółki, na którym archiwizowane będą wszystkie dane, jakie znajdują się na karcie SD (nie tylko kopie paragonów oraz raportów ale również etykiety poszczególnych kart SD i sumy kontrolne potwierdzające autentyczność i niezmienialność danych).
Dane te są weryfikowane na etapie wyjścia z karty SD i wejścia na serwer Spółki. Wprowadzone procedury weryfikacji przeniesionych danych mają na celu potwierdzenie, że nastąpiło pełne przeniesienie danych z karty SD (danych źródłowych) na serwer Spółki. Docelowo dane przechowywane na serwerze będą podlegały regularnemu zabezpieczeniu poprzez tworzenie kopii bezpieczeństwa (tzw. backup danych).
Dodatkowo, oryginalność danych przechowanych na centralnym serwerze jest potwierdzana przez program przygotowany przez producenta kasy (program ten posiada stosowny certyfikat).
ZAPREZENTOWANA INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
W świetle art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółka z o.o. Sp. k., przedstawione we wniosku sygnowanym datą 28 lipca 2011 r. (data wpływu 22 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu i okresu przechowywania paragonów w formie elektronicznej ? jest prawidłowe.
PRZEDSTAWIONE UZASADNIENIE
22 sierpnia 2011 r. przedłożono wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu i okresu przechowywania paragonów w formie elektronicznej.
Dlatego też przedłożono poniżej zapytanie.
Czy Spółka może przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2004.54.535, z późniejszymi zmianami); dalej Ustawa VAT oraz Ustawy Ordynacja podatkowa, wyłącznie na serwerze Spółki...
Jak długo należy przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych (paragonów)...
Według Zainteresowanego:
Ad. 1
Przechowywanie elektronicznych kopii dokumentów kasowych (paragonów)
Według Spółki, w zaprezentowanym stanie rzeczywistym, Spółka może przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych wyłącznie na serwerze Spółki po ich przegraniu z kart SD.
Jak ujęto w stanie rzeczywistym, Spółka rozlicza podatek należny VAT w oparciu o rejestry realizowane przez kasy fiskalne - raporty fiskalne dobowe. Trzeba zauważyć, iż kopie paragonów fiskalnych zapisywane na kartach SD mają wyłącznie charakter ewidencyjny i nie służą prawidłowemu sporządzaniu deklaracji podatkowej, ani prawidłowemu określeniu podstawy i przedmiotu opodatkowania.
Odnosząc się do art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.); dalej Ustawa VAT, Spółka pragnie podkreślić, iż rejestrowanie przez kasy fiskalne raportów fiskalnych dobowych pozwala na szczegółowe określenie podstawy opodatkowania oraz sporządzenie deklaracji podatkowych, natomiast kopie paragonów zapisywane na kartach SD nie są przez Spółkę wykorzystywane do jakichkolwiek kalkulacji podatkowych.
Spółka za względów bezpieczeństwa (tj. jako zabezpieczenie przed utratą, bądź zniszczeniem danych zapisanych na kartach SD) dokonuje skopiowania danych z kart SD na serwer Spółki. Proces kopiowania danych dokonuje się za pomocą certyfikowanego programu producenta kas, gwarantującego niezmienialność i autentyczność przegrywanych danych (m.in. poprzez weryfikowanie sum kontrolnych i wartości). Działanie Spółki ma na celu ograniczenie ewentualnego ryzyka wynikającego z konieczności przechowywania kilku tysięcy kart SD (np.: zniszczenie, zagubienie) oraz umożliwienie sprawnego (szybkiego) wyszukiwania dokumentów zapisanych na serwerze, a nie na oddzielnych kartach SD.
Spółka, w myśl § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia, jest zobligowana do przechowywania kopii dokumentów kasowych. Przepis ten pozostawia swobodę podatnikowi w zakresie wyboru nośnika danych dla przechowywania tych kopii.
Dlatego też Spółka może przechowywać elektroniczne kopie dokumentów kasowych wyłącznie na serwerze Spółki i nie posiada zobowiązania przechowywania tych kopii na karcie SD.
Ad. 2
Okres przechowywania elektronicznych kopii dokumentów kasowych (paragonów)
Spółka stoi na stanowisku, że powyższe kopie muszą być przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres którego dane dotyczą.
Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.); dalej Rozporządzenie wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten nie dotyczy jedynie kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, co wynika z unormowania § 19 ust. 1 Rozporządzenia.
Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, że zobligowania jest do archiwizowania kopii dokumentów kasowych (paragonów) w formie elektronicznej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl aktualnego stanu prawnego stanowisko Zainteresowanego w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Patrząc na powyższe i odnosząc się do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Zainteresowanego.
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.
