- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli da się to zrobić, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę realizacji operacji, a gdyby dowód został sporządzony pod inną datą - także datę realizacji dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ustawa posiada też dopuszczalne odstępstwa od reguły. I tak, w przypadku braku faktury lub rachunku dowodem może być paragon, który choć nie posiada nazwy i adresu odbiorcy, ale pomimo tego może być uznany za dowód księgowy stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeżeli zostanie uzupełniony o wyżej wymienione dane.
Także przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania poniesionych kosztów. Fakt posiadania np. faktur VAT z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednak nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów, jeśli tylko będzie można wykazać związek poniesienia kosztu z uzyskaniem przychodu.
W takiej kwestii wielokrotnie wypowiadały się już organy podatkowe, jednakże można wiedzieć, iż przyjmują różne stanowiska. Przykładowo zdaniem Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w piśmie z 7 kwietnia 2006 r. (nr 1472/ROP1/423-30/109/06/MG), jeżeli nie można ustalić, że nabywcą usługi był podatnik, to dany wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. Dodatkowo urząd stwierdził, iż paragon fiskalny nie ma prawa być uznany za dowód poniesienia wydatku, jeżeli istnieje obowiązek wystawienia faktury przez wykonującego usługę. Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z 30 stycznia 2009 r. (nr ILPB3/423-729/08-4/MC) uznał, że paragony oraz inne dokumenty, potwierdzające poniesienie wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku niemożliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.
Warto również przytoczyć wyrok WSA w Warszawie z 13 marca 2001 r. (sygn. III SA 68/00), w którym sąd stwierdził: -Nie można podzielić stanowiska organów, że podatnik, który wprawdzie poniósł faktycznie koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie miał prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w zakresie kosztów uzyskania przychodów nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów?.
Podstawa prawna:
? art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, z późn. zm.). ( autor: Krystyna Dąbrowska, data artykułu: 03.08.09, źródło: bankier.pl)
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.
