ZOBACZ TAKŻE:
Kasy fiskalne - zwolnienie przedłużone. Ministerstwo Finansów nie określiło do tej pory technicznych warunków dla kas fiskalnych, które mogą być wyposażone w program pracy umożliwiający transfer danych drukowanych na kopii papierowej na elektroniczny nośnik zewnętrzny. Bez homologacji urządzenia te nie mogą być wprowadzone do sprzedaży. Zastąpieniu kopii drukowanych kopiami elektronicznymi sprzyjają także nowe technologie coraz tańsze, łatwe w obsłudze i zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Przemawia za tym praktyka i liczne ułatwienia dla przedsiębiorców. Warto zatem by te rozwiązania były wprowadzone jak najszybciej.
Archiwizacja kopii paragonów na elektronicznym nośniku jest rozwiązaniem już stosowanym w krajach Unii Europejskiej. Przykładowo we Włoszech (od 2002 r.), w Grecji (od 2004 r.) i Czechach (od 2006 r.) dopuszcza się szereg rozwiązań obejmujących zapis danych na nośnikach elektronicznych.
Wszyscy podatnicy, którzy mają obowiązek ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas fiskalnych są zobligowani do przechowywania dokumentacji z urządzenia rejestrującego przez okres 5 lat. Raporty i kopie paragonów muszą być archiwizowane na potrzeby kontroli skarbowej. Kopie papierowe paragonów zajmują miejsce magazynowe i trzeba je przechowywać w odpowiednich warunkach klimatycznych, słowem generują dodatkowe koszty.
|
PRZYKŁAD: |
|
Przeciętny supermarket zużywa dziennie kilkadziesiąt rolek papieru, w ciągu miesiąca ? kilka tysięcy. Aby je składować, musi wynająć dodatkową powierzchnię do magazynowania kopii papierowych paragonów, zajmujących często dziesiątki metrów sześciennych. Generuje to dodatkowe koszty mogące sięgać kilku lub nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Niemożliwością staje się również znalezienie w takiej ilości dokumentacji rolki, z której zapis podlega kontroli skarbowej. |
Każda transakcja sprzedaży rejestrowana na kasie fiskalnej jest zapisywana dwukrotnie: na paragonie fiskalnym oraz na kontrolnej rolce papieru w urządzeniu rejestrującym.
Kłopoty dla podatników zaczynają się w chwili konieczności składowania zadrukowanych rolek z urządzeń rejestrujących - przez pięć lat może się ich zebrać pokaźna liczba. Powinny być przechowywane w optymalnych warunkach, dla zachowania dobrej jakości odczytu i być tak archiwizowane, aby w przypadku kontroli skarbowej znaleźć właściwą kopię papierową paragonów. To teoria. W praktyce podatnicy narażeni są na dodatkowe koszty magazynowania, często nie mają możliwości, by zabezpieczyć dokumenty przed szkodliwym wpływem atmosferycznym, nie wspominając o umiejętnym ich opisaniu, by w razie potrzeby szybko je odnaleźć.
Niezmienna papierowa ewidencja na kasie fiskalnej
Jak dotąd brak przepisów Ministerstwo Finansów, pozwalających na zamianę kopii papierowych paragonów na kopie elektroniczne.
Wszyscy podatnicy ewidencjonujący obroty na kasach muszą przechowywać rolki z zapisem operacji kasowych przez okres 5 lat. Dokumentacja z urządzenia (raporty i kopie paragonów) archiwizuje się na wypadek kontroli skarbowej. Duże firmy handlowe mają problem z magazynowaniem ogromnych ilości papierowych kopii ? należy je przechowywać w odpowiednich warunkach, ponadto niezbędne jest miejsce magazynowe ? a to wszystko to dodatkowe koszty. System archiwizacji i gromadzenia dokumentów kasowych na elektronicznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, nie rozwiązuje tego problemu, gdyż obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów kasowych został tylko skrócony, a nie zupełnie anulowany.
dotąd MF nie określiło warunków technicznych dla kas fiskalnych, które mogłyby być wyposażone w program umożliwiający przesył danych drukowanych na rolce papierowej na zewnętrzny nośnik elektroniczny. Jeżeli nie ustali się takich warunków, kasy nie dostaną homologacji, a bez tego urządzenia nie mogą być sprzedawane. Nowe rozwiązania technologiczne sprzyjają wprowadzeniu możliwości zapisu na nośnikach elektronicznych. Są one coraz tańsze, prostsze w i zapewniają bezpieczeństwo przechowywanych danych na najwyższym poziomie. Takie udogodnienia warto wprowadzać jak najszybciej.
Kraje Unii Europejskiej (np. Włochy od 2002, Grecja od 2004, Czechy od 2006) stosują już od lat metody zapisu danych dot. ewidencji sprzedaży na nośnikach elektronicznych.
PRZYKŁAD
Zużycie rolek średniego supermarketu to kilkadziesiąt rolek papieru dziennie, miesięcznie to kilka tysięcy. Do magazynowania kopii papierowych paragonów potrzebna jest dodatkowa powierzchnia, zajmująca często kilkadziesiąt metrów sześciennych. Takie magazynowanie to dodatkowe koszty, które mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Podczas kontroli problemem staje się również znalezienie interesującej urzędnika rolki z zapisem kontrolowanego okresu.
Każda operacja przeprowadzana na kasie jest rejestrowana w pamięci urządzenia, a następnie zapisywana i drukowana na tzw paragonówce oraz na tzw kontrolce, czyli rolkach papieru w urządzeniu fiskalnym. Kłopotem dla podatników jest konieczność składowania zadrukowanych rolek, gdyż przez pięć lat może się zebrać się ich ogromna ilość. Rolki muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach (np. dla rolek termicznych niska temperatura i zaciemnione miejsce), aby zachowały one dobrej jakości nadruk. Ponadto podatnicy powinni je tak opisać, aby w przypadku kontroli skarbowej znaleźć właściwą rolkę bez problemu. ( Źródło: Money.pl, data artykułu: 03.01.2007)
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.
