Rozporządzenie
Warunki stosowania kas przez podatników określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania ? opublikowane w Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r. Nr 212, poz. 1338. Zastąpiło ono obowiązujące wiele lat i dwukrotnie nowelizowane rozporządzenie z dnia 4 lipca 2002 r.
W rozporządzeniu minister finansów określił:
1) szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące;
2) dane, które powinien zawierać wniosek producenta krajowego lub importera kas o wydanie potwierdzenia wymienionego w art. 111 ust. 6b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej -ustawą-, jak również rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, oraz urządzeń, które mają być przedstawione wraz z wnioskiem;
3) warunki stosowania kas przez podatników;
4) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas, mające znaczenie dla ewidencjonowania;
5) okres, na który wydawane jest potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;
6) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów, o których mowa w art. 111 ust. 6 ustawy.
Dla przedsiębiorców stosujących kasy rejestrujące szczególne znaczenie mają punkty 3 i 6.
Warunki stosowania kas przez podatników 1. Ewidencjonowanie i wydruk
Podatnicy zobowiązani są dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, a także wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.
Zapis ten oznacza, że nie ma znaczenia, na jaką kwotę opiewa transakcja. Każda sprzedaż (na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych - dalej nazywanych konsumentami) powinna zostać zaewidencjonowana na kasie, a następnie powinien zostać wydrukowany paragon fiskalny lub faktura VAT. Częsta jest sytuacja, że urządzenie, którym dysponujemy, nie umożliwia wydruku faktury VAT, a klient takiej faktury sobie życzy. Wtedy drukujemy paragon z kasy, fakturę VAT na urządzeniu zewnętrznym, a do kopii faktury dopinamy paragon fiskalny (nie wydajemy go klientowi), wydając klientowi oryginał faktury VAT. W ten sposób właściwie udokumentujemy zapisy w ewidencji sprzedaży, unikając dublowania sprzedaży wskazanej na raporcie fiskalnym kasy i kwot wykazanych na wystawianych fakturach VAT. Obowiązek dopinania paragonu do faktury sprzedaży, zarejestrowanej przy użyciu kasy rejestrującej wynika z rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług obowiązujące od dnia 1 grudnia 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).
Par. 7 ust. 3 wspomnianego rozporządzenia stanowi, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Pytanie: Często klienci życzą sobie wystawienia faktury VAT. Drukuję ją wtedy z komputerowego programu do obsługi sprzedaży. Czy w takim przypadku powinnam tę sprzedaż ewidencjonować jeszcze raz w kasie rejestrującej?
Zdarza się, że obsługujący sprzedaż popełniają błąd, poprzestając na wydruku faktury VAT dla konsumenta i pomijając ewidencjonowanie przy użyciu kasy. Tymczasem rozporządzenie nakazuje jednoznacznie dokonywać ewidencji każdej sprzedaży na rzecz konsumentów przy użyciu kasy - wydruk faktury VAT (zamiast lub oprócz paragonu fiskalnego) jest kolejnym, niezależnym od poprzedniego, obowiązkiem podatnika.
Pytanie: Często sprzedaję na rzecz konsumentów artykuły, za które wpłata (lub zaliczka) uiszczana jest na rachunek bankowy. Po otrzymaniu wpłaty wydaję towar klientowi, w przypadku zaliczki pobierając odpowiednią dopłatę gotówką. Czy prawidłowo postępuję, ewidencjonując sprzedaż w części -bankowej- na kasie fiskalnej w dniu otrzymania wyciągu z banku?
Powyższe pytanie dotyczy zarówno sytuacji, w której uzależniamy przeprowadzenie transakcji i wydanie rzeczy nabywcy od wpłaty jakiejś kwoty na rachunek bankowy (może to być np. zaliczka, po wpłacie której zamawiamy dany towar u naszego dostawcy), jak i sytuacji, w której prowadzimy np. sprzedaż na odległość - tu najczęściej najpierw dochodzi do wpłaty całości należności, a następnie do wydania towaru (lub w przypadku sprzedaży za pobraniem - wydania towaru w zamian za zapłatę, która dociera do nas z opóźnieniem). Zauważmy, że w tym drugim przypadku (pobranie) o fakcie dojścia do skutku sprzedaży dowiadujemy się dopiero po wpływie środków na rachunek. Możliwa jest jednak sytuacja, że do sprzedaży nie dojdzie - odbiorca odmówi wpłaty kwoty pobrania, i transakcja pozostanie tylko w sferze planów.
Zapisu sprzedaży na kasie powinniśmy dokonywać z chwilą dokonania sprzedaży, nie później jednak niż w momencie powstania obowiązku podatkowego. W przypadku przyjmowania przed wydaniem towaru (świadczeniem usługi) zaliczki lub wpłaty całości należności na rachunek bankowy, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą uznania rachunku bankowego. Moment ten jest jednak trudny do zidentyfikowania w sytuacji, w której sprzedawca dysponuje wyciągami dopiero w dniu następnym. Przepisy nie rozstrzygają precyzyjnie tego przypadku, jednak organy podatkowe uznają za dopuszczalne zaewidencjonowanie operacji przy użyciu kasy fiskalnej w dniu, w którym sprzedawca otrzymał wyciąg z banku (por. interpretacja indywidualna ITPP1/443-988/08/AJ z 29 stycznia 2009 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy). Pamiętajmy jednak, że nie oznacza to, że możemy pozwolić sobie na odbieranie wyciągów np. raz w tygodniu. We wspomnianej przed chwilą interpretacji czytamy:
-Należy więc podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest obowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego.?
Dlatego też zostanie uznane za prawidłowe postępowanie, polegające na zaewidencjonowaniu wpłaty w dniu, w którym podatnik mógł dowiedzieć się, przy zachowaniu należytej staranności, o wpływie środków na rachunek bankowy - co oznacza najczęściej dzień następny po zaksięgowaniu wpłaty.
Zauważmy również, że obecnie duża część przedsiębiorców posiada rachunek bankowy prowadzony w formie elektronicznej. Ci przedsiębiorcy przed zakończeniem sprzedaży w danym dniu powinni sprawdzić księgowania na koncie i w przypadku wpływu środków zaewidencjonować sprzedaż w kasie fiskalnej. Jeżeli dostęp do danych okaże się z różnych przyczyn niemożliwy, zastosowanie znajdzie prezentowane powyżej stanowisko, akceptujące zaewidencjonowanie w dniu następnym.
Może jednak zdarzyć się kolejna komplikacja. Przeniesienie zapisu z dnia poprzedniego na kolejny odbędzie się na przełomie miesiąca (np. wpłata na rachunek dokonana została 31. dnia miesiąca, a podatnik otrzymał wyciąg w 1. dniu miesiąca następnego). Ten przypadek Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy rozstrzyga następująco:
-Stąd też, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty do raportu okresowego miesiąca, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego), pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.-
W praktyce oznacza to, że do raportu okresowego za zakończony miesiąc należy dodać odpowiednie kwoty sprzedaży i podatku zapisane w raporcie przyszłego miesiąca, a od kolejnego raportu odjąć kwoty przeniesione na poprzedni miesiąc.(autor: R.G., źródło: podatki.pl)
Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.
